La gestión de un almacén es un aspecto crítico de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. La cadena de suministro es esencial para cualquier organización; un buen control de logística y transporte, el control de entradas y salidas de almacén, el sistema de almacenaje y el inventario periódico son algunas de las medidas necesarias para garantizar la satisfacción del cliente, la optimización del entorno de trabajo y el ahorro de costes. En este artículo, nos centraremos en las entradas y salidas de almacen, su importancia, los problemas más habituales, y cómo superarlos para garantizar un adecuado control de stock, minimizar riesgos y mejorar la eficiencia en el almacén.
¿Qué son las entradas en un almacén?
Las entradas en el almacén se refieren a cualquier mercancía o producto que ingresa a su sistema de almacenamiento. Estos pueden ser materiales o artículos comprados de un proveedor, productos terminados destinados a su almacenamiento antes de su distribución, o bien productos en proceso de fabricación. El correcto registro y control de las entradas de mercancías es esencial para cualquier sistema de gestión de inventario, ya que el número de productos entrantes y salientes es un claro indicador de la salud financiera de la empresa.
¿Por qué son importantes las entradas de almacén?
El control de entradas y salidas del almacén es un aspecto importante de la planificación y gestión de cualquier almacén. Si se hace correctamente, se obtiene un completo seguimiento de los movimientos de inventario y se garantiza el adecuado almacenamiento de los productos al momento de la entrega. El control efectivo permite a las empresas cumplir con la demanda de los clientes para garantizar que se entreguen los productos a tiempo y en buenas condiciones.
Kemp Technologies señala que es fundamental contar con un sistema seguro para restringir el acceso al almacén y conocer quién y cuándo accedió al mismo.
¿Qué son las salidas de almacén?
Las salidas en el almacén se refieren a cualquier mercancía o producto que sale del sistema de almacenamiento. Estos pueden ser productos terminados que se han completado previamente para su envío, productos en tránsito a un cliente o materiales destinados al envío directo a otro proveedor. La correcta gestión de las salidas es esencial para el éxito financiero de cualquier empresa que dependa de un sistema de gestión de inventario efectivo.
El control de entradas y salidas de almacén
Para mantener una gestión eficiente del almacén, se requiere una planificación y control regular de las entradas y salidas, para garantizar la exactitud y la calidad del inventario. Una solución efectiva para lograr un eficaz control de entradas y salidas del almacén es la instalación de un sistema de gestión de almacén (SGA) que pueda automatizar el proceso y garantizar la precisión de los datos.
El software de gestión de almacenes permite a los usuarios tener un control en tiempo real de las mercancías, lo que les permite ser más competitivos y adaptarse fácilmente a los picos de demanda o cambios en el mercado. Además, el software de gestión de almacenes automatiza el proceso de control de entradas y salidas, lo que ayuda a reducir los errores que pueden ocurrir con el control manual.
Problemas más habituales en el control de entradas y salidas de almacén
A pesar de las ventajas de la automatización mediante software, aún es común que los almacenes presenten problemas en el control de entradas y salidas. Muchos de estos problemas se deben a la falta de estandarización en el registro de mercancías o el cumplimiento, así como la ausencia de un sistema de codificación armonizado para todas las referencias. Esto conduce a incoherencias entre los datos de inventario que refleja el sistema y las mercancías que están físicamente en el almacén. Además, también se dan fallos en el volcado de información de stock que comparte toda la empresa, complicando la gestión del aprovisionamiento desde compras.
Según Bluejay Solutions, la solución a muchos de estos fallos es contar con un SGA que informatice los datos y que organice el proceso de forma automática. Al utilizar un software de gestión de almacenes, se garantiza que se mantendrá un control de entradas y salidas del almacén en todo momento. Asimismo, se podrán comprobar el estado de las tarimas, verificar información y ajustar tareas al tipo de recepción.
Algunos de los problemas más habituales en el control de entradas y salidas de almacén son:
- Falta de estandarización en el registro de mercancías o deficiencias en su cumplimiento
- Incoherencias entre los datos de inventario del sistema y las mercancías que están físicamente en el almacén
- Ausencia de un sistema de codificación armonizado para todas las referencias
- Fallos en el volcado de información de stock que comparte toda la empresa, complicando la gestión del aprovisionamiento desde compras
La importancia del control en tiempo real
Una de las principales ventajas del software de gestión de almacenes es que permite a los gerentes de almacén y a los supervisores de logística tener acceso a una visión en tiempo real de todos los movimientos de inventario. Es decir, a través del software, se puede obtener información actualizada sobre las entradas y salidas, conocer en todo momento el estado del inventario y reaccionar de manera instantánea ante cualquier problema que surja en el almacén.
Beneficios de disponer de un software de gestión de almacén
- Mantener el control de entradas y salidas del almacén
- Comprobar el estado de tarimas, verificar información y ajustar tareas al tipo de recepción
- Adaptar el funcionamiento del SGA y asignar la mercancía entrante a un pulmón de entradas o enviarla directamente a un equipo de manutención, ya sea este automatizado o manual, que la pueda ubicar
Cómo optimizar el control de entradas y salidas del almacén
Hay varias maneras en que las empresas pueden optimizar su control de entradas y salidas del almacén para mejorar la gestión del inventario y reducir los errores:
Hacer un análisis previo
Antes de comenzar cualquier proceso de control de entradas y salidas del almacén, es necesario hacer un análisis previo. Este análisis debe incluir una revisión de todos los procesos y procedimientos utilizados para recibir y enviar mercancías. De esta manera, se pueden limitar los desplazamientos necesarios con una óptima distribución de los productos en las estanterías. Además, se pueden identificar áreas que pudieran representar un riesgo y tomar medidas para minimizarlos.
Utilizar el mejor sistema de almacenaje
La elección del mejor sistema de almacenaje aumenta la eficiencia del almacén. Es importante determinar qué tipo de almacenaje es el más adecuado para cada producto, de manera que se maximice el espacio y se eviten errores en el intercambio y rotación de los productos. Las opciones más populares de almacenaje son la técnica LIFO (last in, first out) y la técnica FIFO (first in, first out), aunque también existen otras técnicas más específicas según el tipo de producto o el espacio disponible.
Sistema de clasificación adecuado
Es importante contar con un sistema de clasificación adecuado para ordenar la mercancía. Esto facilita el proceso de búsqueda y ubicación y minimiza el riesgo de pérdida o daño de los productos. Además, también permite una gestión más rápida y sencilla del inventario. Una buena opción es etiquetar las ubicaciones de almacenamiento.
Conocer el costo de almacenaje
Conocer el costo de almacenaje ayuda a optimizarlo y reducirlo. El costo de almacenamiento incluye la renta del espacio, electricidad, agua, gastos de seguro y de operación. Es importante tener una idea clara de los gastos generales para garantizar que el negocio sea rentable.
Rotación de productos
La rotación de los productos es fundamental para una gestión eficiente del almacén. Esto se aplica especialmente a productos obsoletos o perecederos. Una rotación adecuada garantiza que siempre se tenga en stock productos frescos y actualizados. Además, con una buena rotación, se pueden evitar pérdidas al negocio.
Optimización del entorno de trabajo
Optimizar el entorno de trabajo es importante para mejorar la gestión del almacén. Este proceso implica el estudio y análisis previo que permita limitar los trayectos y distribución de los productos en las estanterías, lo que permite un manejo más eficiente de los productos.
Inversión en tecnología
La inversión en tecnología es necesaria para crear un entorno de trabajo eficiente. Es esencial incorporar herramientas que permitan agilizar los procesos, automatizar tareas y conseguir una visión en tiempo real de lo que ocurre en el almacén. Una de las opciones más eficientes es el software de gestión de almacenes, así como el uso de un cuadro de mandos que incluya métricas y KPI’s prioritarios del almacén. Además, también existen herramientas como Checklist Fácil, que permiten optimizar aspectos como el espacio, el tiempo necesario para las distintas tareas de almacenaje, el ahorro de tareas administrativas y el ajuste de los recursos en capital humano necesarios.
Seguridad en el almacén
El almacén es uno de los lugares de trabajo más peligrosos de una empresa. Su naturaleza implica el manejo de objetos y maquinarias pesadas, pilas de productos que pueden caerse y otros riesgos asociados con el movimiento de mercancías. La protección del personal es importante para evitar interrupción de procesos de trabajo y accidentes laborales, así como el almacenaje incorrecto de mercancías o la sustracción de productos o material. Para minimizar estos riesgos, se debe evitar el acceso a personal no autorizado y capacitar debidamente a todo el personal en seguridad, manejo de máquinas y herramientas y en el manejo del software que se util
