Actualmente, cada vez es más común encontrarnos con presentaciones, documentos y hojas de cálculo. Dependiendo del tipo de información que se quiera mostrar, existen distintos tipos de herramientas que nos pueden ofrecer distintos beneficios. Uno de los elementos más útiles a la hora de crear presentaciones o informes visuales es SmartArt. Pero, ¿qué es SmartArt y para qué sirve?
¿Qué es SmartArt?
Un SmartArt es un objeto que se encuentra en programas de Microsoft Office como: PowerPoint, Word y Excel. Es una opción innovadora que permite hacer gráficos con diferentes tipos de diseño. Dependiendo de la versión que se esté utilizando, el usuario puede disponer de distintas plantillas, como estilos 3D o con sombra.
Los gráficos y herramientas SmartArt están disponibles en Excel, PowerPoint y Word. Puede encontrar todas las herramientas para gráficos SmartArt en la barra de herramientas SmartArt en los programas de Microsoft Office.
¿Cómo se utiliza SmartArt?
Para utilizar un SmartArt, se debe seleccionar la opción de “Insertar” y buscar la opción de SmartArt en el grupo de Ilustraciones. Una vez que elegimos un gráfico, cada parte del mismo contiene texto como marcador de posición, listo para llenarlo. El panel de texto se abre, donde se puede introducir y editar el texto del SmartArt.
Es posible personalizar los objetos y modificarlos a gusto propio, incluyendo cambios en las fuentes, iluminación, efectos, entre otros. Para cambiar el color de la gráfica SmartArt, se debe elegir la pestaña de Diseño y Formato, luego la opción de Cambiar Colores y seleccionar el color deseado de la paleta disponible.
Para añadir texto a una gráfica de SmartArt, se debe seleccionar la casilla correspondiente en el Panel de Tareas a la izquierda de la gráfica e ingresar el texto deseado. Una vez que se ha agregado texto, se puede ajustar la fuente, tamaño y color para que coincida con el resto de la presentación.
¿Para qué sirve SmartArt?
El objetivo de los gráficos SmartArt es ayudar a los usuarios a presentar información en una forma altamente visual y profesional. En lugar de utilizar bloque de textos, los diagramas creados con SmartArt comunican información con gráficos en lugar de solo texto.
¿En qué situaciones es útil utilizar SmartArt?
- Organigrama: SmartArt es muy útil para crear organigramas. En el trabajo, este tipo de gráfica es muy importante para establecer claramente las cadenas de mando y la jerarquía de un equipo.
- Pasos de un proceso: Si desea comunicar los pasos involucrados en un proceso, SmartArt es una excelente opción. Esto puede ser particularmente útil para explicar un proceso complejo a un público no experto.
- Línea de tiempo: Enseñar una línea de tiempo es otra forma común de utilizar SmartArt. Al fomentar el uso de gráficos y líneas de tiempo visuales, los usuarios pueden explicar eventos o hitos en un formato claro, conciso y fácil de seguir.
- Jerarquías: Si necesita presentar información jerárquica con claridad, SmartArt es su mejor opción. Podrá estructurar de manera clara y sencilla los niveles jerárquicos de los puestos, los proyectos o los procesos.
- Procesos por etapa: Los diagramas SmartArt también resultan útiles para representar procesos por etapa o fases. Este tipo de diagrama sitúa cada una de las etapas en la misma línea y muestra de manera fácil su relación con cada uno de los procesos que se llevan a cabo.
¿Cuándo es recomendable utilizar un gráfico?
Si bien los elementos gráficos SmartArt son útiles para la presentación visual de la información, no siempre son la única opción disponible. Por ejemplo, los gráficos son una herramienta que permite representar valores numéricos en un formato claro y visual.
- Gráficos de barras: Se utilizan gráficos de barras para comparar entre dos o más grupos.
- Gráficos de líneas: Muestran tendencias en variables continuas y muestran relaciones entre variables.
- Gráficos de cotizaciones: Muestran cambios en el tiempo.
Hay muchas otras situaciones en las que un gráfico es una mejor opción, especialmente si tiene que mostrar valores numéricos. En general, los gráficos son para el contenido numérico y los elementos gráficos SmartArt son para el contenido de texto.
Conclusiones
En resumen, SmartArt es una forma altamente visual de presentar información, con una amplia gama de opciones de diseño y plantillas disponibles. Mientras que los gráficos son la mejor opción para los números, los elementos gráficos SmartArt son perfectos para representar texto, fases de procesos, jerarquías y presentaciones en general.
Es importante tener en cuenta que saber cuándo y cómo utilizar SmartArt es una habilidad importante para cualquier persona que tenga que presentar información visualmente. Con sus muchas opciones de diseño, es más fácil que nunca crear representaciones visuales atractivas e impactantes.
Si quieres mejorar tus presentaciones o informes visuales, considera agregar SmartArt a tu herramienta de presentación. ¡Tus audiencias seguramente te lo agradecerán!
