Los documentos legales son una herramienta imprescindible en cualquier ámbito jurídico, empresarial y personal, ya que acreditan de forma fehaciente un hecho o situación y sirven como prueba de los mismos. Pero, ¿cuáles son las características que definen a los documentos legales?
Carácter legítimo
Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina y sello que certifique su autenticidad. Los documentos legales son emitidos por una autoridad competente y su contenido debe adecuarse a la normativa vigente en el lugar donde se emiten.
Aceptación
Los documentos legales deben ser aceptados por las partes involucradas en el acto que lo origina. La aceptación puede ser expresa o tácita, es decir, se considera que el receptor ha aceptado el documento si transcurrido un tiempo éste no ha expresado lo contrario.
Firma
Las partes involucradas en el acto que origina el documento legal deben firmar el mismo para demostrar que están de acuerdo con su contenido y su veracidad. La firma debe ser autógrafa, realizada por la propia persona y en ningún caso puede ser digital o electrónica.
Sello que certifique su autenticidad
El sello que certifica la autenticidad de los documentos legales es otra de sus características definitorias. Este sello suele ser expedido por una autoridad competente en la materia que garantiza la legitimidad del documento y su cumplimiento en un futuro.
Evidencia probatoria
Los documentos legales tienen como función principal servir como evidencia probatoria ante las autoridades competentes y otros individuos. Estos documentos, al acreditar la existencia de un hecho o una situación, prestan el soporte probatorio necesario en caso de controversias o conflictos.
Aseguramiento de derechos, generación de obligaciones
Los documentos legales tienen, a su vez, la función de asegurar derechos, generar obligaciones y constituir relaciones contractuales. A través de ellos, se formalizan y legalizan todo tipo de acuerdos y convenios, lo que los convierte en un valioso instrumento para los diversos ámbitos de actividad humana.
Protección de propiedad de bienes
Los documentos legales aportan información y constatan la propiedad de bienes, tanto inmuebles como muebles. Ellos évitan que otras personas se adueñen de lo que no les pertenece e informan las obligaciones de los dueños ante los órganos competentes, especificando la incidencia de impuestos sobre el bien.
Certificación de actos jurídicos
Los documentos legales tienen la capacidad de certificar los actos jurídicos realizados por las personas, es decir, su capacidad para generar obligaciones y derechos. En este sentido, los documentos legalizan acuerdos de compraventa, contratos de trabajo, actas de asamblea, disposiciones testamentarias, entre otros.
Tipos de documento legales
Entre los tipos de documentos legales destacan los documentos de identidad, los documentos constitutivos y las actas oficiales. Los documentos de identidad son emitidos por las autoridades competentes en relación con el registro de las personas y sirven para acreditar la nacionalidad y otros datos personales de los ciudadanos.
Documentos constitutivos
Los documentos constitutivos, por su parte, establecen los estatutos a través de los que se crea y rige una organización o sociedad empresarial. Este tipo de documentos, como los estatutos de una empresa, los contratos sociales, las escrituras públicas, entre otros, tienen un carácter fundacional y son necesarios para el correcto funcionamiento de la sociedad o empresa.
Actas oficiales
Otro tipo de documentos legales son las actas oficiales, que son documentos legales en los que se levanta y se hace constar lo sucedido en una sesión, reunión o asamblea. Las actas son documentos que tienen un valor probatorio elevado, debido a que se asientan en un momento y lugar determinado y sirven como herramienta para recordar y hacer constar lo que ha acontecido de manera objetiva.
Importancia de la gestión de documentos legales
El auge del teletrabajo y la digitalización de las empresas y actividades diarias ha aumentado la necesidad de optimizar el tiempo y los recursos para la gestión de documentos legales. La implementación de tecnología permite una gestión centralizada de los documentos y un acceso más rápido y eficiente a los mismos, lo que permite tomar decisiones de manera más rápida y acertada. La gestión documental es fundamental para legalizar y proteger cualquier tipo de actividad o actuación.
Conclusión
Los documentos legales son una herramienta fundamental en cualquier sociedad que se precie de ser democrática y que se rige por los principios del Estado de derecho. La naturaleza jurídica de estos documentos, su carácter legítimo, la aceptación de las partes involucradas y su función como evidencia probatoria hacen de ellos una herramienta imprescindible para la gestión y protección de derechos y obligaciones, generación de contratos y relaciones empresariales y resolución de conflictos y controversias.
La gestión de documentos legales, en la actualidad, se encuentra en un proceso de transformación digital que permite optimizar el ritmo de trabajo y visibilizar el valor de las actas y documentos que forman parte de la vida cotidiana de cualquier persona. En este sentido, la digitalización y gestión centralizada de documentos es una tarea crucial que las empresas y la administración pública deben llevar adelante para optimizar la gestión documental y garantizar la accesibilidad y seguridad de los mismos.
