En el mundo de los negocios, la administración y gestión de recursos es un aspecto elemental para mantener un flujo financieramente estable. Es así como la requisición de compra se convierte en un instrumento relevante para llevar a cabo el control de los recursos y la administración del flujo económico de una empresa o proyecto.
¿Qué es una requisición de compra?
Una requisición de compra es un documento interno que autoriza al departamento de compras a comprar artículos o servicios específicos. Es el punto de partida para los procesos de Reclutamiento y Selección. Normalmente ocurre con la necesidad de aumentar el cuadro de empleados o hasta mismo para sustituir alguien. En esos casos, lo más común es iniciar el proceso llenando un formulario específico para esas demandas.
El proceso de la requisición de compra
El proceso de la compra en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos. Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras para conseguir que los materiales estén disponibles. Dentro de los procesos de la requisición se establece los pasos (cantidad, fechas, departamentos, proyecto) que se debe llevar a cabo para que el proyecto tenga éxito y sin contratiempos en la empresa.
Los gerentes de los distintos departamentos utilizan los formularios de requisición de compra para informar al departamento de compras sobre qué materiales se necesita adquirir en la empresa. En estas requisiciones, se incluyen detalles de la descripción del material, cantidad, fecha de entrega solicitada, nombre, firma del departamento que solicita la compra y costo estimado del material, entre otros.
La importancia de la requisición de compra
Tener el control de los recursos y de los materiales necesarios para los proyectos de una empresa es esencial para mantener un flujo económico equilibrado y sano en la obra. La requisición de compra permite llevar un control automático de topes de gasto y anticiparse a posibles problemas de liquidez.
La requisición automatiza el registro de materiales y permite conocer qué material se debe comprar en función de la fecha de ejecución de las actividades de la obra. Al utilizar un único documento para las áreas involucradas en la obra, la información es de conocimiento inmediato para todos.
La orden de compra es un documento oficial que establece la relación entre un cliente y un proveedor. En ella, el comprador solicita los productos que desea adquirir y detalla las características principales de dicha mercancía.
¿Por qué es importante la orden de compra?
La importancia de una orden de compra radica en transmitir una noción de tranquilidad y seguridad hacia los clientes o proveedores. La orden de compra brinda garantía y es una constancia escrita sobre los productos adquiridos y sus atributos importantes.
Además de garantizar la transparencia en los procesos de exportación e importación, la orden de compra registra detalles sobre el precio de la transacción, la cantidad de mercancías a negociar, su peso y las fechas de entrega. La orden de compra permite llevar un control de las exportaciones e importaciones y optimiza el inventario y el flujo de movimiento.
La orden de compra ayuda a proyectar las fechas de aprovisionamiento y flexibiliza el cálculo del presupuesto. En una orden de compra se deben incluir los datos básicos de la empresa compradora y proveedora, como el número de orden de compra, nombres del solicitante, dirección comercial, número de contacto del proveedor y la dirección de envío de la mercancía.
La diferencia entre requisición de compra y orden de compra
La diferencia principal entre la requisición de compra y la orden de compra es que la primera sirve para solicitar la adquisición de materiales o servicios, mientras que la segunda establece la relación formal de adquisición entre un comprador y un proveedor, las condiciones de entrega y la identificación de las mercancías o servicios a adquirir.
Control y gestión de recursos
La requisición de compra y la orden de compra son herramientas fundamentales en el proceso de gestión y control de recursos en una empresa. La requisición de compra ayuda a establecer el proceso de compra en una empresa y la orden de compra protege el negocio y centraliza el proceso de compras, protegiendo contra fraudes.
La función de Alertas en el programa de Telematel permite al departamento de compras conocer las existencias de materiales y evitar compras innecesarias. La centralización de la información en un sistema de control permite tomar decisiones previas a una pérdida de utilidad o a un replanteamiento del proyecto.
El formulario de requisición de compra es un documento generado por un departamento usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega.
Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no se les suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la empresa.
Tipo de requisiciones de compra
Existen varios tipos de aprovisionamientos que se pueden crear a partir de una requisición de compra, como estándar, subcontratación, consignación, transferencia de inventario y servicio externo.
Una orden de compra debe incluir las condiciones de tiempo de entrega y las clausulas comerciales. La fecha de entrega es de gran importancia, ya que esta requiere de ser ajustada, si es posible, con los planes de producción y la logística.
Conclusión
La requisición de compra es una herramienta importante en la administración de recursos y materiales de una empresa. Es fundamental en la planificación de los procesos productivos, eliminar la posibilidad de compras innecesarias, y optimizar el inventario y el flujo de movimiento. La orden de compra, por otro lado, establece los términos y condiciones de una transacción y protege el negocio contra fraudes.
La gestión y control de recursos es un proceso esencial para el éxito de cualquier empresa, donde la requisición de compra y la orden de compra son herramientas clave en la administración de los recursos y materiales necesarios para llevar a cabo cualquier proyecto o producción.
