En la gestión empresarial, es común escuchar y utilizar los términos plan, programa y proyecto, pero no siempre se tiene claro cuál es la diferencia entre ellos. En este artículo, vamos a analizar los conceptos, características y ejemplos de cada uno de estos términos, para que puedas comprender qué los enriquecen, cómo se relacionan y qué los hace diferentes. Así que, empecemos.
¿Qué son los planes, programas y proyectos?
Cada uno de estos conceptos tiene su propia definición, pero se pueden definir de manera general como:
- Plan: conjunto de decisiones de carácter general que expresan lineamientos políticos fundamentales.
- Programa: conjunto organizado de actividades relacionadas entre sí y de similar naturaleza.
- Proyecto: conjunto de actividades concretas interrelacionadas y coordinadas entre sí, con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas.
Los planes consideran programas y proyectos que se implantan a través de diferentes programas que, a su vez, implican la puesta en marcha de diversos proyectos. Un plan se implanta a través de unos programas concretos que, a su vez, requieren de la implementación de ciertos proyectos para conseguir los objetivos del plan.
Los planes
Los planes se consideran como una especificación de los objetivos y los medios para realizarlos. Los planes se diseñan para un periodo determinado, en los que se consideran los recursos necesarios para ejecutarlos y las medidas preventivas que puedan surgir durante la ejecución de los mismos.
En el ámbito empresarial, los planes tienen tres niveles: estratégico, táctico y operativo. El plan estratégico se enfoca en los objetivos de la organización a largo plazo y se divide en planes tácticos y operativos para la ejecución de las acciones para alcanzar los objetivos a nivel intermedio y operativo.
Los Programas
Los programas son instrumentos para coordinar, implementar y hacer progresar los objetivos de la organización. Un programa es un conjunto de proyectos interconectados que se realizan con un objetivo común. Los programas están diseñados para coordinar y ejecutar un conjunto de proyectos que van a ayudar a lograr las metas y los objetivos de la empresa.
El programa se enfoca en la integración de las diferentes acciones y la conexión entre los proyectos. La planificación de un programa incluye una visión general de los objetivos, los recursos, el presupuesto, y los plazos necesarios para alcanzar los resultados esperados. Los programas son más amplios que los proyectos y suelen requerir la participación de múltiples equipos de trabajo.
Los Proyectos
Los proyectos son intervenciones específicas que se desarrollan para lograr un objetivo en particular. Los proyectos tienen una fecha de inicio y fin determinadas, y suelen operar con un presupuesto independiente. Para lograr los objetivos de un proyecto, se planifican las actividades que se deben realizar, se establecen los recursos necesarios y se establecen los riesgos y las contingencias que puedan surgir durante la implementación.
Los proyectos pueden ser de distintas magnitudes y se clasifican según su finalidad: proyectos de infraestructura, proyectos de software, proyectos de desarrollo de productos, proyectos de mercadeo, entre otros. Los proyectos requieren de un equipo de trabajo liderado por un gerente de proyecto que coordina y dirige las actividades del equipo para lograr el objetivo.
¿Cuál es la diferencia entre plan, programa y proyecto?
En resumen, la principal diferencia entre un plan, un programa y un proyecto está en el alcance y la duración. Los planes son de mayor alcance, tienen una duración más larga y establecen un marco de referencia que incluye programas y proyectos específicos. Los programas integran proyectos que tienen un objetivo común, pero una duración más corta que los planes. Los proyectos son los que tienen el alcance y la duración más cortos.
La conexión entre estos tres conceptos permite que la organización pueda establecer una estructura de planes y programas que dirijan la ejecución de los proyectos que conducen al logro de los objetivos generales de la empresa.
Planificación estratégica de la comunicación interna
La comunicación interna es una parte crítica de las organizaciones, es el conjunto de acciones de comunicación implementadas dentro de un grupo organizacional para su propio funcionamiento, cuyo objetivo principal es apoyar la gestión e incrementar la participación activa de los trabajadores en la mejora continúa de la empresa o institución.
Una buena comunicación interna puede mejorar la productividad, el compromiso de los trabajadores, mejorar la eficacia de los procesos, entre otros beneficios. Para lograrlo, las organizaciones deben diseñar e implementar un plan estratégico de comunicación interna.
El plan estratégico de comunicación interna
El plan estratégico de comunicación interna es un instrumento de gestión que establece un marco que da forma a la comunicación interna en su organización. Su principal objetivo es alinear al personal con los objetivos de la empresa y coordinar con las áreas clave de la organización, como la comunicación externa, marketing y recursos humanos.
Este plan se enfoca en la identificación de los diferentes públicos dentro de la empresa, la implementación de herramientas de comunicación y la medición del éxito de la planificación. Para diseñar el plan estratégico de comunicación interna, se siguen los siguientes pasos:
- Identificar los objetivos y audiencia: para establecer una efectiva comunicación es necesario conocer la audiencia a la que se dirige y los resultados que se buscan.
- Elegir el medio o canal de comunicación: la elección del medio o canal de comunicación depende del objetivo que se busque y de la audiencia a la que se dirige.
- Elaborar un calendario: la comunicación interna debe ser programada con un calendario que debe ser seguido y cumplido.
- Orientar los mensajes: es importante informar a los empleados sobre los cambios, las circunstancias, la estrategia y la cultura de la empresa.
- Medir los resultados: para determinar si la estrategia ha alcanzado sus objetivos, es necesario medir el impacto de la comunicación interna en la empresa.
El Plan Estratégico de Comunicación Interna es un documento guía que contiene, como mínimo, un Alineamiento Ejecutivo que define los objetivos, los resultados esperados y las medidas que se tomarán para medir el éxito en la implantación de la estrategia, los programas que se van a llevar a cabo y los proyectos que se llevarán a cabo bajo dichos programas.
Programas y proyectos de la estrategia de comunicación interna
El plan estratégico de comunicación interna está formado por varios programas que, a su vez, están integrados por diferentes proyectos. La planificación de los programas y proyectos debe realizarse en función de los objetivos y los públicos de la organización. Continuaremos con un ejemplo de una planificación estratégica de la comunicación interna para ilustrar cómo se integran estos tres conceptos.
Ejemplo de plan estratégico de comunicación interna
En este ejemplo de estrategia de comunicación interna se han identificado tres programas principales y siete proyectos específicos asociados con cada uno de ellos:
- Programa 1: Comunicación Directa
- Proyecto 1.1: Campaña de correo electrónico: se busca llegar más directamente al personal y a los clientes a través de correos electrónicos.
- Proyecto 1.2: Publicaciones de la compañía: se busca aumentar la comunicación a través de la publicación de noticias, Anuncios e informativos internos.
- Proyecto 1.2: Reuniones quincenales: se busca aumentar la comunicación directamente entre los jefes de equipo y los miembros.
- Programa 2: Comunicación de Redes Sociales
- Proyecto 2.1: Comunicación a través de Twitter
- Proyecto 2.2: Campañas de difusión en Facebook
- Proyecto 2.3: Webinars informativos trimestrales
- Programa 3: Espacio de Intranet
- Proyecto 3.1: Diseño de la Intranet
- Proyecto 3.2: Publicación de Artículos
- Proyecto 3.3: Capacitaciones y entrenamientos
Los programas y proyectos tienen una duración más corta que los planes, aunque el ciclo de vida dependerá de los objetivos del mismo. El éxito se mide a través de la realización de los proyectos, y los resultados reportados deben ser usados para medir el éxito en la implantación de la estrategia.
Conclusiones
La planificación de un plan estratégico de comunicación interna debe hacerse teniendo en cuenta los planes, programas y proyectos que la conforman. El plan estratégico de comunicación interna es un instrumento de gestión que establece un marco que da forma a la comunicación interna en su organización y sus objetivos deben estar en línea con la visión de la empresa.
Un buen plan estratégico de comunicación interna permite a la organización:
- Mejorar la productividad
- Mejorar el compromiso de los trabajadores
- Mejorar la eficacia de los procesos
- Mejorar la satisfacción de los clientes
La implementación de un plan estratégico de comunicación interna es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Identifica los puntos débiles de tu organización, piensa en los objetivos y diseña un plan de comunicación estratégico y efectivo para mejorar la calidad de tus procesos y fortalecer tus resultados.
