La tecnología ha cambiado la manera en la que realizamos las tareas profesionales del día a día en la oficina. Con la invención de las computadoras, se ha creado un mundo nuevo de ofimática, y cada vez son más las compañías que adaptan sus recursos a ella.
La ofimática es un conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en las funciones de la oficina para optimizar y ser más eficientes en las labores diarias. Conocimientos en ofimática son un requisito indispensable para encontrar empleo, tener un ascenso o realizar tareas diarias en el trabajo.
Entonces, ¿cuál es el objetivo de la ofimática? El objetivo principal es proporcionar elementos que faciliten la simplificación, mejora y automatización de las actividades de una compañía o grupo de personas como la gestión de datos administrativos, sincronización de reuniones, entre otras.
La historia detrás de la ofimática
Desde el nacimiento de la escritura, los seres humanos han tratado de encontrar formas de guardar y organizar sus documentos para evitar pérdidas y daños. Con el paso del tiempo, se han creado herramientas como la pluma, el lápiz, la imprenta, el fax y ahora la computadora, las que han evolucionado y han permitido que la gestión de documentos sea más accesible y eficiente.
La palabra “ofimática” proviene de la combinación de los términos “oficina” e “informática”, que se unen para describir la automatización de tareas dentro del ámbito laboral.
La ofimática ha evolucionado junto con la tecnología y hoy en día, cualquier persona puede tener acceso a estas herramientas sólo con un par de clics. Las computadoras se han vuelto más accesibles para todo el mundo y el software se ha convertido en una necesidad en la mayoría de las tareas de oficina.
Hacia dónde va la ofimática
La automatización y la gestión de tareas que antes requerían mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal pueden lograrse en cuestión de segundos gracias a la ofimática. En un futuro próximo, las empresas seguirán invirtiendo en tecnología de la información y la ofimática es un campo que seguirá creciendo con ella.
La integración de la inteligencia artificial, los chatbots y los asistentes virtuales es una realidad, y estos recursos están siendo aplicados en la ofimática para automatizar más tareas. La ofimática también es necesario para el trabajo remoto, lo que se ha vuelto más común en los últimos años, y se ha convertido en una herramienta clave para mantener la productividad en este ámbito.
El paquete de herramientas ofimáticas
Las suites ofimáticas son uno de los recursos más útiles en la ofimática, ya que incluyen una serie de herramientas que permiten realizar distintas tareas. Los programas más comunes incluyen el procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de datos, cliente de correo electrónico, agenda y presentador de diapositivas.
La ofimática puede ser utilizada por cualquier persona, desde estudiantes hasta profesionales, y se ha vuelto en una herramienta crucial en la mayoría de las funciones laborales.
El impacto de la tecnología en las tareas administrativas
Las tareas administrativas son aquellas que se relacionan con las distintas áreas de una empresa, y en muchos casos, suelen ser repetitivas y tediosas para los empleados. Para ayudarlos en esta tarea, la ofimática ha creado herramientas que permiten automatizar y optimizar estas labores.
La gestión de correos electrónicos, el tratamiento de textos, la elaboración de presentaciones y el balance de gastos son solo algunos de los ejemplos de las tareas que pueden ser facilitadas mediante la ofimática.
La importancia del aprendizaje de herramientas ofimáticas
El conocimiento de las herramientas ofimáticas ya no es solo una ventaja profesional, sino una necesidad en muchos campos. Ciertos trabajos requieren habilidades específicas en programas de ofimática para poder garantizar una eficiente gestión del tiempo y recursos.
Los empleados que dominan estas herramientas son vistos como más productivos que aquellos que no las dominan, y a menudo se les encargan tareas con mayores responsabilidades.
¿Cómo puede ayudar la ofimática a tu empresa?
La incorporación de la ofimática en las empresas permite reducir costes mediante el uso adecuado de aplicaciones y herramientas. Además, proporciona una mejora en la productividad y una mayor rapidez en el tratamiento de tareas administrativas.
La ofimática también puede ayudar a reducir el tiempo en las tareas de contabilidad y finanzas, lo que a su vez puede ayudar con el manejo de gastos y la toma de decisiones empresariales.
Herramientas más comunes de la ofimática
El procesador de texto, como Microsoft Word, se utiliza para redactar documentos y crear gráficos dinámicos. Excel, por otro lado, es una hoja de cálculo que permite ordenar y procesar datos numéricos, y es utilizado en una variedad de tareas financieras y de contabilidad.
La gestión de la base de datos, como Microsoft Access, permite almacenar diferentes tipos de datos y es usada en todos los ámbitos empresariales. Power Point es el programa utilizado para hacer presentaciones visuales, y Outlook es un gestor de correo electrónico que permite adminstrar emails, calendarios y directorios de contactos en una empresa.
Beneficios de la ofimática
Las principales ventajas de la ofimática son la automatización y optimización de tareas habituales en una oficina, y la posibilidad de idear, elaborar, manipular y transmitir información de manera simple y rápida.
El uso de programas de ofimática puede ayudar a reducir costos en una empresa al invertir menos tiempo en tareas diarias, y al utilizar de manera eficiente las herramientas, se puede garantizar una mayor efectividad en la gestión de recursos.
Aprendiendo ofimática en la actualidad
El curso ofimática administrativa tiene como objetivo ejercitar el uso de las herramientas informáticas para automatizar, optimizar, reutilizar y compartir información en las tareas administrativas. Los objetivos específicos incluyen el conocimiento de los sistemas operativos y de los programas para tratamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones para presentaciones con fines administrativos.
Además, se busca reconocer la importancia del diseño de documentos y el uso de procesadores de texto, así como la correcta utilización de herramientas para la realización de presentaciones y la aplicación de hojas de cálculo para la gestión empresarial.
Conclusión
La ofimática se ha vuelto una necesidad en la mayoría de las empresas y para cualquier profesional que busque optimizar su tiempo y ganar en productividad. Las herramientas de ofimática son cada vez más accesibles y fáciles de utilizar, y pueden ser utilizadas por cualquier persona desde el estudiante universitario hasta el profesional más experimentado.
Sin embargo, a pesar de todos sus beneficios, la ofimática no es una panacea. El uso excesivo de estas herramientas a veces puede llevar a la falta de creatividad y a la pérdida de habilidades clave. La tecnología es una herramienta poderosa, pero también puede ser peligrosa si no se maneja correctamente.
Entonces, ¿cuál es el siguiente paso para la ofimática? ¿Cómo continuará esta tecnología a evolucionar a medida que el mundo laboral cambia? Son preguntas interesantes que solo el tiempo podrá responder.
