La factura electrónica es una de las herramientas más utilizadas por empresas, autónomos y emprendedores para llevar el control de sus negocios y llevar un registro de sus transacciones. Sin embargo, es normal tener dudas sobre cómo identificar y encontrar el número de factura en la factura electrónica. En este artículo, te brindaremos información útil para que puedas conocer y utilizar correctamente el número de factura.
Numeración de las facturas electrónicas
El número de factura es la parte exclusivamente numérica y debe ser siempre secuencial, sin saltos de número y su orden debe coincidir con el orden de las fechas de factura. Es decir, las facturas ordenadas por número de factura deben mantener el mismo orden que las facturas ordenadas por fecha de factura.
La numeración de las facturas debe ser correlativa y natural, sin saltos extraños y sin volver nunca atrás. En general, no hay una normativa financiera específica para crear un sistema de numeración de facturas, pero es recomendable tener un sistema claro y coherente. Hay tres formas generales de numerar las facturas electrónicas.
Números asignados a cada cliente o empresa
La primera forma es asignar números a cada cliente o empresa que adquiere un producto o servicio, de modo que el número de factura sea una secuencia exclusiva para cada uno de ellos, de forma que será fácilmente identificable. Debes tener en cuenta que cuando utilices este mecanismo, el número de factura debe ser correlativo y, además, las facturas deben estar ordenadas por número.
Siglas de la empresa como identificador
La segunda forma es utilizar las siglas de la empresa como identificador del número de factura. En este caso, se crea una secuencia a partir de las iniciales de la empresa, por lo que cada factura tendrá un número único, compuesto por las siglas de la empresa más un número de factura correlativo. De esta forma, las facturas se asignan de manera secuencial, y son fáciles de identificar.
Fecha de emisión de la factura
La tercer forma es utilizar la fecha de emisión de la factura como identificador del número de factura. En este caso, se crea una secuencia a partir de la fecha de emisión de la factura, por lo que cada factura tendrá un número único, compuesto por la fecha de emisión de la factura más un número de factura correlativo. De esta forma, las facturas se asignan de manera secuencial, y son fáciles de identificar.
Beneficios de numerar las facturas electrónicas
Numerar las facturas es beneficioso, tanto para la empresa como para el cliente. Permite llevar el control y seguimiento de los pagos realizados por los clientes, lo que a su vez, permite tener una mejor organización contable. También, permite a los clientes llevar un registro de en qué se destinaron los fondos, facilitando la identificación de la factura que se haya adquirido o del servicio prestado.
¿Cómo encontrar el número de factura en la factura electrónica?
El número de factura es uno de los datos más relevantes en la factura electrónica, y se encuentra en la parte superior derecha de la factura. Existen diferentes formas de encontrarlo:
En la información correspondiente al cliente
Es uno de los lugares más fácil y común de encontrar el número de factura. En el espacio dedicado a la información del cliente, encontrarás el número de factura correlativo, junto con otros datos como el nombre del cliente, dirección, número de identificación, entre otros. Es importante que mantengas una buena gestión de todos los datos de tus clientes, utilizando un software facturación adecuado, para poder encontrar fácilmente y rápidamente la información que necesites.
En el asunto del correo electrónico que recibes
Si has recibido la factura por correo electrónico, lo más común es que el número de factura se encuentre en el asunto del correo electrónico. En este caso, es importante que revises detenidamente todos los correos electrónicos relacionados con la factura electrónica, para encontrar la información que necesites.
En la factura electrónica
El número de factura también se encuentra en la propia factura electrónica, como ya hemos mencionado anteriormente. Es importante que tengas en cuenta que debe estar ubicado en un lugar visible y fácilmente identificable de la factura electrónica.
¿Qué es el Folio Fiscal?
El Folio Fiscal es un identificador único que cada factura electrónica emitida y aceptada tiene, gracias a las Autoridades Hacendarias. Es similar al concepto UUID, los cuales se encuentran en los Comprobantes Fiscales Digitales con dichas siglas UUID. La finalidad del Folio Fiscal es poder identificar los comprobantes fiscales para prevenir los fraudes o falsificaciones de las facturas.
¿Dónde se encuentra el Folio Fiscal?
El Folio Fiscal se encuentra dentro de los datos del emisor o en la parte de los datos de identificación del Comprobante Fiscal, y se puede encontrar en la cadena XML. El Folio Fiscal se refleja junto con la clave UUID compuesto por 32 dígitos hexadecimales, mostrados en 5 grupos separados por guiones.
Cambios en el Folio Fiscal
Es importante destacar que los folios fiscales pueden variar, ya que las empresas manejan un folio interno adicional como control interno. Por lo tanto, es importante llevar un control y seguimiento de los folios y de los comprobantes fiscales que se hayan generado.
Validación del Folio Fiscal
Si deseas comprobar la autenticidad de las facturas recibidas, el SAT dispone de herramientas que te ayudan a validar si el Folio Fiscal está registrado correctamente en la base de datos. Es una medida que ha sido implementada para prevenir el fraude y falsificaciones de facturas. Los proveedores autorizados de certificación (PAC) ofrecen diferentes planes y paquetes de timbres fiscales para que puedas facturar en línea y acceder a herramientas de validación del Folio Fiscal.
Conclusión
En conclusión, el número de factura es un dato fundamental para llevar el control y seguimiento de los pagos realizados por los clientes en la factura electrónica. Numerar las facturas es beneficioso, tanto para la empresa como para los clientes, y existen diferentes formas de hacerlo. Además, el Folio Fiscal es otro identificador importante para identificar los comprobantes fiscales y prevenir fraudes y falsificaciones de las facturas. Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para saber cómo encontrar el número de factura en la factura electrónica.
