En la actualidad, las empresas enfrentan el desafío de mantenerse eficientes y competitivas en un mundo cada vez más digital. Para lograrlo, es fundamental contar con herramientas que les permitan automatizar y optimizar sus procesos internos. Es aquí donde entran en juego los sistemas o soluciones ERP, que ayudan a administrar y monitorear los procesos empresariales de distintas áreas.
Qué es un sistema ERP
Un sistema ERP es un conjunto de aplicaciones que interactúan entre sí para automatizar y administrar los procesos empresariales en áreas como finanzas, fabricación, venta al por menor, cadena de suministro, recursos humanos y operaciones.
La finalidad principal de los sistemas ERP es mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de respuesta ante distintas situaciones de interacción con los clientes. Esto se logra gracias al manejo de información eficiente, la toma de decisiones y la reducción de costos operativos.
La estructura de los sistemas ERP
Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una estructura única de datos definida (esquema) que suele contar con una base de datos común para garantizar la normalización de la información utilizada en toda la empresa y basada en definiciones comunes y experiencias de los usuarios.
Esta base de datos se encuentra en un solo lugar, lo que permite a los distintos departamentos de la empresa trabajar con los mismos datos de manera simultánea y actualizada en tiempo real. Además, los sistemas ERP tienen módulos específicos para cada una de las áreas empresariales, lo que facilita su gestión y monitoreo.
Los objetivos de los sistemas ERP
Los objetivos principales de los sistemas ERP son reducir los tiempos de respuesta ante distintas situaciones de interacción con los clientes, el manejo de información eficiente, la toma de decisiones y la reducción de costos operativos. Todo esto se logra gracias a una serie de características que los sistemas ERP suelen presentar, como son:
- Automatización de tareas: los sistemas ERP permiten automatizar tareas repetitivas, lo que reduce los tiempos de operación y mejora la eficiencia en los procesos de negocio.
- Administración de la cadena de suministro: los sistemas ERP integran procesos de pedido, gestión de inventario, aprovisionamiento y logística, lo que permite a las empresas responder de manera más rápida y eficiente a las necesidades de sus clientes.
- Integraciones con plataformas de pagos y manejo de inventarios: los sistemas ERP permiten integrar plataformas de pago, lo que facilita la gestión de facturación y cobranza, y también permiten un manejo más eficiente del inventario.
- Funcionamiento en tiempo real: los sistemas ERP ofrecen información en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos precisos y actualizados al momento.
- Interfaz intuitiva: los sistemas ERP presentan una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que reduce la curva de aprendizaje y acelera la implementación y el uso de estas soluciones en la empresa.
- Módulos de gestión financiera: los sistemas ERP ofrecen módulos especializados en la gestión financiera de la empresa, lo que permite controlar los costos y los presupuestos en tiempo real.
- Reportes y analíticas: los sistemas ERP ofrecen una amplia variedad de reportes y analíticas personalizables que permiten un mejor seguimiento y monitoreo de los procesos empresariales.
Ejemplos de sistemas ERP
Algunos ejemplos de sistemas ERP son SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Epicor, ASPEL, Intelisis, NetSuite e Infor. Estos sistemas se han consolidado como líderes en el mercado y han ayudado a miles de empresas en todo el mundo a mejorar su eficiencia y su competitividad.
Implementación de un sistema ERP
Para implementar un sistema ERP en una empresa, es necesario realizar una serie de pasos previos. Estos incluyen plantear las necesidades, evaluar proveedores, seleccionar el proveedor, definir un equipo de trabajo, revisar la integridad de la base de datos, instalar el hardware y el software piloto, entre otros.
La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso largo y complejo, pero una vez completado, los beneficios para la empresa son evidentes. Entre ellos se encuentran una mayor eficiencia en los procesos empresariales, una mejor gestión de los recursos y una mayor competitividad en el mercado.
La evolución de los sistemas ERP
Los sistemas ERP han evolucionado mucho en los últimos años. De ser sistemas instalados localmente en los servidores de las empresas, hoy en día muchas de estas soluciones son básicamente aplicaciones web a las que los usuarios pueden acceder de forma remota.
Esto ha permitido una mayor flexibilidad y un acceso mundial a los sistemas ERP, lo que los hace especialmente adecuados para empresas pequeñas que requieren flexibilidad y rapidez de reacción.
ERP en la nube vs. ERP local
Existen distintas soluciones para la planificación de recursos empresariales (ERP) según su alojamiento. Por un lado, están los sistemas ERP en la nube (cloud), que permiten el acceso mundial y son ideales para empresas pequeñas que requieren flexibilidad y rapidez de reacción.
Por otro lado, están los sistemas ERP instalados localmente en los servidores de las empresas (on-premise) que son ideales para grandes empresas o grupos de empresas que dan importancia a una solución instalada en la empresa y que cuentan con el personal y los recursos necesarios para administrar estos sistemas.
El manejo de datos en los sistemas ERP
Como ya hemos mencionado, los sistemas ERP se caracterizan por contar con una base de datos única que permite a los distintos departamentos de la empresa trabajar con los mismos datos de manera simultánea, actualizada y en tiempo real.
Además de esto, los sistemas ERP presentan características que hacen que el manejo de datos sea mucho más sencillo y eficiente. Por ejemplo:
- Agregar y modificar datos: los sistemas ERP permiten agregar y modificar datos en tiempo real, lo que significa que la información se actualiza de manera inmediata en toda la empresa.
- Eliminar datos: los sistemas ERP permiten eliminar datos de manera segura y controlada, lo que evita pérdidas de información y errores en los procesos empresariales.
- Compartir datos: los sistemas ERP permiten compartir datos entre distintos departamentos y módulos de la empresa, lo que facilita la gestión y el monitoreo de los procesos empresariales.
- Exportar datos: los sistemas ERP permiten exportar datos en distintos formatos para su análisis y procesamiento fuera de la plataforma.
Beneficios del manejo de datos en un sistema ERP
El manejo eficiente de los datos en un sistema ERP ofrece varios beneficios para las empresas. Algunos de ellos son:
- Reducir errores y duplicidades: al contar con una base de datos única, se reducen los errores y las duplicidades en la información utilizada en la empresa.
- Incrementar la eficiencia: el manejo eficiente de los datos permite que la empresa sea más eficiente y mejore sus procesos empresariales.
- Promover la toma de decisiones basada en datos: los sistemas ERP ofrecen información en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones informadas y basadas en datos precisos y actualizados.
- Mejor control y seguimiento: el manejo eficiente de los datos permite un mejor control y seguimiento de los procesos empresariales, lo que puede mejorar la rentabilidad de la empresa.
Las industrias y los sistemas ERP
Los sistemas ERP pueden ser utilizados por empresas de cualquier industria, ya sea salud, construcción, hostelería u organizaciones sin ánimo de lucro. Esto se debe a que estos sistemas se adaptan a las necesidades y demandas de cada empresa, independientemente de su nicho de mercado.
Conclusión
En definitiva, los sistemas ERP son una herramienta fundamental para mantener a las empresas eficientes y competitivas en un mundo cada vez más digital. Su capacidad de almacenar datos en un solo lugar y facilitar el manejo de estos datos ha permitido a miles de empresas en todo el mundo mejorar su eficiencia, reducir costos operativos y mejorar la satisfacción y fidelidad de sus clientes.
